License Genieの仕組み ​

このページでは、License Genieの承認プロセスとダウングレードプロセスの仕組みを説明し、プロジェクトのフォルダ構造について説明します。

承認の仕組み ​

スケジューラーは、構成した頻度でData tablesのLicense Optimization Eventsテーブル（Runtime Data内）にエントリを作成します。承認ワークフローは、新しいエントリごとにトリガーされます。ワークフローには2つのスキルが含まれます。個別のリクエストに対する単一ユーザー承認と、エスカレートされた複数のリクエストを一度に処理する一括承認です。どちらのスキルでも、License Genieがアクションを実行する前に、明示的なユーザー確認が必要です。

License Genie承認ワークフロー

単一ユーザー承認 ​

単一ユーザー承認は、個々のユーザーに対するライセンス最適化リクエストを処理します:

• 承認すると、ライセンスが回収されます。
• 拒否すると、マネージャー承認が有効になっている場合はリクエストがユーザーのマネージャーにエスカレーションされ、それ以外の場合は管理者にエスカレーションされます。
• マネージャー承認と管理者承認の両方が無効になっている場合、ユーザーの決定が最終決定となります。

ユーザー承認が完全に無効になっている場合、License Genieはこのステップをスキップし、構成済みのデフォルトアクションを適用します。

一括承認 ​

一括承認により、マネージャーまたは管理者は、エスカレートされたすべてのリクエストを1件ずつではなく、1回の操作で処理できます。マネージャーは、直属の部下に対する保留中の承認をすべて一度に受け取ります。

どちらのスキルも、Data tablesのLicense Optimization Approvalsテーブル（Runtime Data内）を共有の監査証跡として使用し、すべての決定についてステータス、担当者、イベントID、および拒否理由を追跡します。

ダウングレードの仕組み ​

ダウングレードプロセスは、検出、推奨、承認、実行の4つのステージに従います。

検出 ​

License Genieは、アプリケーション内のライセンス付与済みユーザーの利用状況データを定期的に分析します。各ユーザーのアクティビティを現在のライセンス階層と比較し、ライセンスを十分に使用していないユーザーを特定します。

推奨 ​

License Genieは、検出された各ユーザーをApplication License InventoryおよびLicense Optimization Events Data tablesと照合して評価します。これらのData tablesは、利用可能な階層、その階層構造、およびSSOグループIDを提供します。 License Genieは、各ユーザーに適用可能なダウングレードオプションのリストを生成し、現在割り当てられている階層より下位で利用可能な階層を表示します。 FUNC | License Downgrade Recommendation Engineは、設定された階層構造とランクに基づいて、適切なターゲット階層を決定します。

承認 ​

各推奨は、承認の仕組みで説明されている承認ワークフローに入ります。承認者がダウングレードを確認した後、実行が開始されます。

実行 ​

承認後、License GenieはSSOグループメンバーシップを変更して、ユーザーのライセンス割り当てを更新します。ユーザーを現在の階層グループから削除し、承認済みのターゲット階層グループに追加します。どちらのグループIDも、Data tablesのApplication License InventoryおよびLicense Optimization Eventsから取得されます。 SSOを使用せず独自のAPIによるプロビジョニングをサポートするアプリについては、License Genieは代わりにそのパスを使用します。

フォルダ構造 ​

License Genieプロジェクトは、次のトップレベルフォルダで構成されています:

• Config: License Genieの実行に必要なコネクションとメタデータ。
• Core: Workatoが管理する基盤スキル。これらのスキルは変更または複製できません。
• Extensions：Workatoが管理し、リリースサイクル中に更新する追加のアプリスキルと関数。これらはそのまま使用することも、カスタム連携を構築する際の参考として使用することもできます。
• Custom Extensions: ユーザーが保守するカスタムアセット。 Extensionアセットを変更する前に、このフォルダに複製します。このフォルダ内のアセットは、アップグレード後もそのまま維持されます。
• Runtime Data: License Genieがランタイム中に生成するデータを保存するData tables。

Agentic | License Genie
├── Config
│   ├── Connections
│   └── Metadata
├── Core
│   ├── Approval Workflow
│   │   └── Functions
│   ├── Apps to Optimize
│   │   ├── Gong
│   │   ├── Microsoft Entra ID
│   │   ├── Okta
│   │   ├── Salesforce
│   │   └── Zoom
│   ├── Functions
│   ├── Reports
│   ├── Scheduler
│   ├── User Feedback
│   └── User Memory
├── Custom Extensions
│   └── Apps to Optimize
│       └── [App Name]
├── Extensions
│   ├── App Events
│   ├── Apps to Optimize
│   │   ├── Concur
│   │   ├── Coupa
│   │   ├── Manual
│   │   └── Outreach
│   ├── Contract License Data
│   ├── Entra ID License Data
│   ├── Functions
│   ├── Knowledge Ingestion
│   └── Salesforce License Data
└── Runtime Data

ExtensionsとCustom Extensionsの操作 ​

拡張機能スキルを有効化し、そのままLicense Genieに追加できます。それらをカスタム拡張機能にクローンしてカスタマイズしたり、拡張機能フォルダで利用できないアプリのサポートを構築したりすることもできます。

カスタム拡張機能内のカスタマイズはプラットフォームの更新から分離され、アップグレード後もそのまま保持されます。コアスキルをクローンまたは変更することはできません。